Det mest værdifulde vi alle sammen har og værdsætter højt, er vores tid. Den tid man sparer på at administrere sin forening, er tid man kan vælge at bruge bedre, på enten den aktivitet foreningen tilbyder, sponsorpleje eller nye gode ideer.

Et system til at håndtere medlemmer og hold eller kontingenter, knyttet sammen med en hjemmeside med online tilmeldinger, er den bedste løsning til alle klubber og foreninger. Medlemmer gider simpelthen heller ikke andet, er min erfaring. Lyt eventuelt til dette afsnit af min podcast - den med at medlemmerne er ligeglade med gamle dage.

Automatisk tilbagevendende kreditkortbetalinger fastholder medlemmerne!
Det er lettere for medlemmer at "indstille det og glemme det". Forstået på den måde, at ingen rigtig ønsker at bruge tid på at genindtaste kreditkortoplysninger år efter år, eller åbne netbank og foretage de samme betalinger gang på gang. Hvis du ser på dine egne personlige abonnementstjenester, Netflix med mere, vil du sandsynligvis se, at de firmaer og services der har automatisk tilbagevendende betalinger, er meget mere tilbøjelige til at holde på dig, end dem der kræver, at du logger på netbank og betaler hver måned eller hvert år.

Hvad er fordelene ved at bruge medlemssystemer?

●
• Frigør tid til andre vigtigere opgaver
●
• Når medlemmer modtager meddelelser om fornyelse, behøver personale og frivillige ikke bruge tid på irriterende aktiviteter, såsom at:
  ■
  • Parre og finde betalinger via bankoversigter
  ■
  • Svare på opkald og mails fra medlemmer, der ikke forstår opkrævningen
  ■
  • Undgå tidskrævende rykkerprocedurer
●
• Når medlemmer går i restance, eller deres kreditkort er udløbet, sender systemet automatisk en meddelelse, hvilket øger chancen for, at medlemmet kommer tilbage for at forny.
●
• Tillad medlemmer at administrere deres egen profil og evt. deres medlemskab med deres eget login og adgangskode.
  ○
  • Så undgår du opkald og e-mails, der beder dig om at ændre en persons kontaktoplysninger.
●
• Trænere og instruktører har altid opdaterede og korrekte lister med deres medlemmer.

Som mange af jer der har drevet forening før eller gennem noget tid måske ved, går der meget tid og energi med at forny medlemskaber. Nogle af trinene kan omfatte:

●
• Søge i lister for at finde ud af, hvilke medlemskaber der er ved at udløbe
●
• Sikre at alle kontaktoplysninger er opdaterede
●
• Sende fornyelsesformularer til medlemmer
●
• Kontakte medlemmet for at sikre, at de har modtaget deres fornyelsesformularer
●
• Sortering af returnerede formularer for at finde ud af, hvem der har fornyet, og hvem der har opsagt deres medlemskab
●
• Håndtering af medlemsbetalinger manuelt
●
• Manuel indtastning og afsendelse af fakturaer

Er der hjemmesidestyring med i systemet, opnår du endnu større synergi og tidsbesparelse. Ofte er det således, at de informationer du taster ind i dit medlemssystem, er følgende:

●
• Holdtider
●
• Oversigter
●
• Områdeoversigter
●
• Bestyrelsesmedlemmer
●
• Trænere og instruktører
●
• Begivenheder
●
• Kalenderopslag og meget andet

Altsammen information der kommer ud automatisk på hjemmesiden. Har du hjemmesiden liggende separat et andet sted, skal du sørge for at den information, du netop har indtastet i systemet også kommer på hjemmesiden. Det vil sige, at du skal kopiere det hele over i det system, i anvender til jeres hjemmeside.

Er der regnskab/bogføring med i medlemssystemet opnår du det totale overblik og ultimative besparelse, da bogføringen langt hen ad vejen er klaret for dig. I Klubmodul til eksempel:

●
• Er alle betalinger fra medlemmer automatisk sat ind i kassekladden.
●
• Dine udgiftsbilag er scannet ind via appen og ligger allerede i kassekladden, klar til at blive matchet med udgiften.
●
• “bank connect” henter Klubmodul automatisk din bankoversigt, matcher dine udgifter, dine indtægter og udligner dem i kassekladden. Du skal blot godkende og trykke “gem”.

Med en service som disse bliver der ikke kun sparet afsindig meget tid, bogføringen kommer også til at stemme, da muligheder for fejl reduceres væsentligt.

Der er meget arbejde, der kan strømlines ved at have det rigtige system med de rette processer på plads. Og som jeg har været inde på, det kan koste medlemmer hvis der ikke er styr på at få dem fastholdt. Plus du sparer penge ved at have dine services og systemer samlet et sted.

Medlemssystemer der indeholder alt ovenstående, er den ideelle løsning for klubber og foreninger, til at holde styr på medlemmer og undgå det kaos, der ofte er forbundet med at køre alt i regneark og halvhjertede systemer, der kun løser dele af dine reelle udfordringer. Klubmodul kan alt det, og lidt til..