Få alle de oplysninger, du har brug for

En kontaktformular er grundlæggende et sæt spørgsmål skrevet af dig, vist på din hjemmeside, som besvares af dine besøgende (medlemmer), der automatisk sendes til din e-mail, når formularen udfyldes. Du har sikkert set dem flere steder på nettet.

En kontaktformular er en god måde at tilbyde dine besøgende (medlemmer) muligheden for at komme i kontakt med foreningen, uden at du skal skrive din egen eller foreningens e-mailadresse.

Når medlemmer sender e-mails med forespørgsler, mangler der ofte oplysninger. De glemmer måske at give dig kontaktoplysninger, navn på barnet, holdets nummer eller andet du har brug for, for at være i stand til at løse deres problemer. Det betyder, at der kan sendes mange e-mails frem og tilbage.
Du kan tilpasse din kontaktformular med lige præcis de informationer, som du har behov for at vide. På den måde får du alt, hvad du har brug for på én gang. Ikke mere spildt tid!

Opret kontaktformularer flere steder på hjemmesiden hvor det giver mening, men der skal ihvertfald være en på siden “kontakt”, hvis i har sådan en side. Opret særlige kontaktformularer der kan anvendes til kontakt de steder, det giver mening som f.eks til.: bestyrelse, trænere, udvalg og kassereren.
Til eksempel kan den kontaktformular du opretter til kassereren inddeles smart, så medlemmet kan vælge, hvad henvendelsen drejer sig om: Kontingentbetaling, rykker, bilag etc.

En kontaktformular kan bruges til næsten alt, hvad du kan tænke på, men her er et par eksempler mere:

• Feedback: En kontaktformular, der bruges til generelle kommentarer fra dine besøgende.
• Spørgsmål: Denne formular giver besøgende mulighed for at kontakte dig med forskellige spørgsmål, de måtte have i forbindelse med din forening.
• Afklaring: For bedst at hjælpe besøgende, der kontakter dig, skal du muligvis indsamle ekstra information fra dem.
• Standardiseret: Da alle oplysninger gives til dig på samme måde, er e-mails fra kontaktformularen ensartede og kan hjælpe dig med at holde orden.

Kontaktformularer kan være nemmere for mange at udfylde i stedet for at sende en e-mail til en person i foreningen, hvor man kan komme i tvivl, om det er den rette, man skriver til.

• Målret formularen til den enkelte sport
• Eller til instruktører/trænere
• Benyt evt. emner såsom:
  • Generel kontakt
  • Kontingentbetaling
  • Hold 4, hold 7 etc.
• Opret formular til udmeldinger, det er meget nemmere end e-mail eller opkald
• Spørg medlemmer der melder sig ud, hvorfor de melder sig ud, det giver en god indsigt.

Med en kontaktformular kan du nemt bede om detaljer såsom deres telefonnummer, navn, adresse, kommune eller hvilken service eller ydelse, der spørges om.

Automatiser opgaver og hold styr på dine beskeder
Når en besøgende har indsendt en formular, kan du automatisk dirigere en e-mail-underretning til den rigtige person for at hjælpe dem. Dette sparer dig tid, da du ikke selv skal videresende e-mails. Når nogen udfylder din kontaktformular, kan du sætte det op, så du får en besked også. Det kan hjælpe dig til at holde styr på alle meddelelser, der kommer gennem hjemmesiden på en enklere måde.

Beskyt din indbakke mod spam
Man kan nok ikke undgå spam 100%. Men der er nogle måder, hvorpå du kan begrænse det. Det er velkendt at spammere scanner hjemmesider for e-mailadresser, de kan kopiere. En måde er at undgå dette på, er ikke at vise din e-mailadresse offentligt på hjemmesiden, men anvende en kontaktformular i stedet for.

Sidst men ikke mindst, sørg for at opsætte eller viderestille din kontaktformular til en takkeside, der udover at takke for og bekræfte at beskeden er modtaget, forklarer hvornår og hvordan du vender tilbage til dem. Indsæt evt. links til hold, priser, bestyrelse, Facebook med videre.