Internettet har bragt meget godt med sig, noget af det der i begyndelsen blev benyttet allermest og stadigvæk står for den største del af den daglige internettrafik, er e-mail.
E-mailen er en god måde at kommunikere på, den er tilpas meget nemmere end at sende breve, og den er tilpas fjern nok til ikke at være for direkte og personlig, som eksempelvis SMS.
I en e-mail har man mulighed for at indsætte links til andre områder af internettet, og dermed bidrage med stor værdi til modtageren. En e-mail er der ikke en stor forventning til, at man svarer på omgående, og man kan derfor nemmere tilrettelægge sine svar (vent dog ikke for længe med at svare).
Derfor, opret en mailadresse på foreningens domæne, det kræver naturligvis eget domæne, men det har vi været inde på ??.
Tildel alle der er tilknyttet foreningen en e-mailadresse på domænet:
- Trænere/Instruktører
- Bestyrelsesmedlemmer
- Udvalgsmedlemmer
- Frivillige med opgaver
Med disse e-mailadresser kan der opsættes regler hvis man ønsker det. Det kan være en regel som videresend, altså når der modtages en e-mail sendes denne automatisk videre til en anden e-mailadresse, og det kunne være din private Gmail eller Hotmail. Sørg blot for, at du kan vælge hvilken e-mailadresse, der sendes fra. Det er pænest og bedst, hvis der sendes fra din e-mailadresse tilknyttet foreningens domæne. Svaradressen kan sagtens være din private. Men som sagt, der er mange muligheder, du finder sikkert den, der passer bedst til dig.
Hvis der oprettes en mere generel e-mailadresse, der hedder bestyrelse@jeresdomæne.dk så kan denne e-mail videresende til alle medlemmer af bestyrelsen, på den måde ved man, at alle i bestyrelsen har fået mailen.
E-mail på eget domæne er professionelt. Der er ikke noget galt med Gmail, Hotmail og alle de andre (gratis) e-mailtjenester. Men det er bare mere tillidsvækkende og professionelt med en e-mail på eget domæne.
Mere sikkert i forhold til data. Det er måske usikkert med nogle af de gratis e-mail tjenester, der findes i dag. Du har reelt ingen vished eller kontrol med, hvad der sker med en e-mail på mange af de tjenester, der udbydes i dag. Du har ingen mulighed for at hjælpe eller supportere, såfremt en e-mail forsvinder, eller selve e-mailadressen fejler.
Spred det gode budskab. I alle dine e-mail tilknyttet foreningen, ikke kun din egen, men alle der har en e-mail administreret af foreningen, er det oplagt, at du kan henvise til jeres Facebook sider/grupper ??, Instagram ??, andre hjemmesider eller Youtubekanalen, hvis I har en. Pladsen er der og mailen er sendt. Hvis du opfordrer modtageren til at gå ind på jeres grupper på Facebook og måske finde hjælp eller svar derinde, er det jo perfekt. Måske det lige var den video om, hvordan man melder sig til en prøvetime, der lige var den rette hjælp?
Overdrag e-mailadressen til den nye kasserer eller formand eller en helt femte. Hvis du opretter e-mailadresser til de her funktioner, er det meget nemmere at holde styr på alle gamle e-mails. I stedet for at den afgående kasserer skal sende eller overflytte gamle e-mails fra sin egen private e-mailkonto, vil alt ligge i den samme e-mailadresse. Afgående funktion overdrager blot koder etc. til den nye person.
Med personlige e-mailadresser samler og knytter det dem, der er i foreningen. Man er mere en del af noget. Det betyder også noget på det personlige plan, at man har en e-mailadresse tilknyttet den post eller funktion, som man bestrider i foreningen. Alt hvad man kan gøre, for at knytte de frivillige mere til foreningen, jo bedre. Her er e-mail en nem billig metode.
Opret et autosvar, fordi det bare er god service. Forestil dig, hvis der er en mor, der spørger efter holdtider, når hun skriver til klub@en-hvilken-som-helst-klub.dk, og der kommer et autosvar afsted med det samme, hvor der står at mailen er modtaget, men der kan gå op til 3 dage før vi svarer. I samme e-mail er der indsat links a la:
- Kig her på vores holdoversigter ->[indsæt link]
- Se vores træningstider -> [indsæt link]
- Se vores priser -> [indsæt link]
- Se hvor vi træner -> [indsæt link]
I samme autosvar kan du eventuelt slutte af med at skrive, ‘hvis du ikke fik svar her, kan du prøve at skrive direkte til: Her kan du indsætte de e-mailadresser fra ovenover.
Autosvar kan netop oprettes mere ensrettet på mailserveren tilknyttet jeres domæne. Da man med autosvar på eksempelvis Gmail eller Hotmail ikke har mulighed for at ensrette eller styre, hvad dette autosvar indeholder.
Svar altid på e-mails! Kan du ikke svare omgående, sæt et autosvar op.
Sender du mailen videre til en anden, så fortæl afsender det.
Vent ikke 8 dage med at svare.. ??